İç tetkik (iç denetim) nasıl yapılır? ISO 9001 adım adım rehber

İç tetkik nedir, ne değildir?

ISO 9001'in Türkçe metninde "tetkik" denetim anlamında kullanılır; günlük dilde iç tetkik ile iç denetim çoğu zaman aynı anlamdadır. Kalite yönetim sistemindeki iç tetkik, mali denetimden farklıdır. Amacı hata yapan kişiyi bulmak değil, sistemin hem kuruluşun kendi şartlarına ve ISO 9001'e uygun olup olmadığını hem de etkin biçimde uygulanıp sürdürülüp sürdürülmediğini görmektir.

İç tetkik birinci taraf denetimidir: kuruluş kendini denetler. Müşterinin tedarikçisini denetlemesi ikinci taraf, belgelendirme kuruluşunun denetimi ise üçüncü taraf denetimidir; belgelendirme denetiminin nasıl işlediğini ISO 9001 belgesi nasıl alınır? rehberinde anlattık.

1. Tetkik programını hazırlayın

Tetkik programı, belirli bir dönemde (çoğunlukla bir yıl) hangi süreçlerin ne zaman ve kim tarafından tetkik edileceğini gösteren plandır. Standart sabit bir sıklık belirtmez; programı süreçlerin önemine, kuruluşu etkileyen değişikliklere ve önceki tetkik sonuçlarına göre kurmanızı ister. Müşteri şikâyetlerinin yoğunlaştığı ya da yeni bir makinenin devreye girdiği bir süreç, sorunsuz işleyen bir destek sürecinden daha sık tetkik edilebilir. Programın uygulandığını ve tetkik sonuçlarını gösteren kayıtlar saklanmalıdır.

2. Tetkikçileri seçin

Tetkikçiler tarafsız ve objektif olmalıdır; en basit kural, kimsenin kendi işini tetkik etmemesidir. Küçük firmalarda bu, bölümlerin birbirini tetkik etmesiyle ya da dışarıdan destek alınarak çözülebilir. ISO 9001 iç tetkikçi için belirli bir sertifika şart koşmaz, ancak tetkikçinin yetkin olmasını ve bunun kanıtlanmasını bekler. Yetkinlik genellikle standart bilgisi, tetkik teknikleri eğitimi ve gözetim altında yapılmış tetkiklerle gösterilir. Yönetim sistemi tetkiklerine ilişkin kılavuz standart ISO 19011'dir.

3. Her tetkik için plan ve soru listesi

Her tetkik için kapsamı (hangi süreç, hangi lokasyon), kriterleri (ISO 9001 maddeleri, kendi prosedürleriniz, müşteri şartları), tarihi ve görüşülecek kişileri belirleyip tetkik edilecek birime önceden bildirin. Ardından ilgili prosedürleri, önceki tetkik bulgularını, açık DÖF'leri ve süreç performans göstergelerini inceleyerek bir soru listesi hazırlayın. Soru listesi bir hatırlatıcıdır; görüşmeyi sorgu formuna çevirmemelidir.

Örnek iç tetkik soruları:

• Bağlam ve liderlik (4–5): KYS kapsamı güncel mi? Süreç sahibi kalite politikasını ve kendi sürecinin hedeflerini biliyor mu?
• Planlama (6): Sürecin riskleri belirlenmiş mi, planlanan faaliyetler uygulanmış mı? Hedeflerin güncel değerleri nerede izleniyor?
• Destek (7): Görev için tanımlanan yetkinlik ile çalışanın eğitim kayıtları örtüşüyor mu? Ölçüm cihazlarının kalibrasyonu geçerli mi? Sahada kullanılan doküman güncel revizyon mu?
• Operasyon (8): Son siparişlerden birinde müşteri şartları kabulden önce gözden geçirilmiş mi? Tedarikçi değerlendirmesi yapılmış mı? Uygun olmayan ürün nasıl tanımlanıp ayrılıyor?
• Performans ve iyileştirme (9–10): Müşteri memnuniyeti nasıl ölçülüyor? Önceki tetkikte açılan DÖF'ler kapatılmış ve etkinlikleri doğrulanmış mı?

4. Sahada tetkik

Kısa bir açılış toplantısıyla amacı, kapsamı ve takvimi hatırlatın. Ardından üç yoldan kanıt toplayın: görüşme (işi yapan kişiye nasıl yaptığını sormak), gözlem (işi yerinde izlemek) ve kayıt incelemesi (örnekleme yaparak). Açık uçlu sorular sorun: "Prosedüre uyuyor musunuz?" yerine "Gelen bir müşteri şikâyetini baştan sona nasıl ele alıyorsunuz, son örneği gösterebilir misiniz?" Her notu doğrulanabilir bir kanıta (kayıt numarası, tarih, gözlenen durum) bağlayın.

5. Bulguları sınıflandırın ve doğru yazın

Bulgular genellikle üç gruba ayrılır: uygunsuzluk (bir şartın karşılanmaması), gözlem (henüz uygunsuzluk olmayan ama risk taşıyan durum) ve iyileştirme fırsatı. İyi yazılmış bir uygunsuzluk üç parçadan oluşur:

1. Şart: hangi madde ya da hangi iç kural karşılanmadı?
2. Kanıt: ne görüldü? (kayıt, tarih, numara, yer)
3. Bulgu: şart ile kanıt arasındaki fark nedir?

Örnek: "Kalibrasyon talimatı, üretimde kullanılan ölçüm cihazlarının belirlenen aralıklarla kalibre edilmesini ister (ISO 9001 madde 7.1.5.2). Montaj hattında kullanılan 3 numaralı kumpasın kalibrasyon geçerlilik tarihinin dolduğu ve cihazın tetkik günü kullanımda olduğu görüldü." Bulgu kişileri değil sistemi hedef almalı; yorum ya da çözüm önerisi içermemelidir.

6. Kapanış toplantısı, rapor ve DÖF

Kapanış toplantısında bulguları tetkik edilen birimle paylaşın, anlaşmazlıkları orada netleştirin. Tetkik raporunda kapsam, kriterler, tetkikçiler, tarih, bulgular ve genel sonuç yer almalı; sonuçlar ilgili yönetime iletilmelidir. Her uygunsuzluk için gecikmeden düzeltme ve düzeltici faaliyet başlatılır; bunun nasıl yönetileceğini DÖF nedir? rehberinde ayrıntılı anlattık. Tetkik sonuçları, yönetimin gözden geçirmesinin zorunlu girdilerinden biridir.

İyi bir tetkikçinin tutumu

İç tetkikin değeri, tetkik edilen birimin onu bir sınav değil bir destek olarak görmesine bağlıdır. Tetkikçi dinler, kanıt ister ve sonuçlarını kanıta dayandırır; tartışmaya girmez, çözüm dayatmaz. Bulunan iyi uygulamaları da kayda geçirmek, sonraki tetkiklerde iş birliğini kolaylaştırır. Zaman planına uyun, görüşmeleri işi aksatmayacak saatlere yerleştirin ve gizli bilgilere saygı gösterin. Birden çok standardı (örneğin ISO 9001 ve ISO 14001) birlikte uyguluyorsanız ortak süreçleri tek bir birleşik tetkikte ele alabilir, standarda özgü şartları aynı ziyarette ayrıca sorabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Bütün tetkikleri belgelendirme denetiminden önceki son haftaya sıkıştırmak,
• Yalnızca doküman okumak, işi sahada gözlemlememek,
• Uygunsuzluğu kanıtsız ya da kişiyi suçlayan bir dille yazmak,
• Bulguları DÖF'e bağlamadan tetkiki kapatmak.

Sistemi henüz kuruyorsanız iç tetkikin bütün içindeki yerini görmek için Kalite yönetim sistemi nasıl kurulur? rehberine de göz atın.