Zertifizierungsplaner / KVKK

Wie erhält man die KVKK-Zertifizierung?

Compliance-Akte zum Gesetz Nr. 6698 über den Schutz personenbezogener Daten: Verarbeitungsverzeichnis, Informationspflicht, Aufbewahrung und Vernichtung. Beantworten Sie die Fragen – wir ermitteln die Phasen für Ihr Unternehmen, die Dauer und die Dokumente, die Sie erstellen müssen, samt Begründung.

3–6 Monatetypische Vorbereitungszeit 13Dokumente in der Bibliothek 7Phasen

Ihre persönliche Roadmap

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Beschreiben Sie in wenigen Sätzen Ihre wichtigsten Produkte und Dienstleistungen, Ihre Kunden und Ihre Arbeitsweise.
Z. B. Metallbearbeitung, Software, Logistik, Lebensmittelherstellung, Beratung
Büro, Werk, Lager, Baustelle — alle Adressen, die in den Zertifizierungsumfang fallen.
Akkreditierungsstelle und gesetzliche Anforderungen unterscheiden sich je nach Land.
Mitarbeiter, Kunden, Besucher, Gesundheitsdaten, Videoaufzeichnungen…
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Ihre Antworten werden ausschließlich zur Erstellung Ihrer Roadmap mit KI verarbeitet.

Schritte zur KVKK-Zertifizierung

  1. Anwendungsbereich und Gap-AnalyseLegen Sie den Zertifizierungsumfang und die Standorte fest und ermitteln Sie die Lücken zwischen Ihrer aktuellen Praxis und der Norm.
  2. Führung, Politik und ZieleVerpflichtung der obersten Leitung, Politik, Rollen und messbare Ziele.
  3. Risiken und normspezifische AnalysenRisiken und Chancen; je nach Norm Umweltaspekte, Informationssicherheitsrisiken oder Business-Impact-Analyse.
  4. DokumentationErstellen, genehmigen und veröffentlichen Sie auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Formulare und Listen.
  5. Umsetzung und AufzeichnungenBetreiben Sie das System und sammeln Sie Aufzeichnungen wie Schulungen, Kalibrierungen, Lieferantenbewertungen und Korrekturmaßnahmen.
  6. Internes Audit und ManagementbewertungAuditieren Sie das System selbst, schließen Sie die Feststellungen ab und führen Sie die Managementbewertung durch.
  7. ZertifizierungsauditStufe-1-Audit (Dokumentation) und Stufe-2-Audit (Umsetzung) durch die akkreditierte Stelle; anschließend das Zertifikat.

Erforderliche Dokumente für KVKK

Der Pflichtsatz aus der KaliteGO-Bibliothek. Jedes Dokument wird mit Ihren Unternehmensdaten ausgefüllt als docx/xlsx erstellt.

  • FR.13Vernichtungsprotokoll
  • FR.45Antragsformular für betroffene Personen
  • FR.46Datenschutzhinweise für Beschäftigte
  • FR.72Datenschutzhinweise für Kunden, Besucher und Website
  • FR.74Formular für Einwilligungserklärung und Widerruf
  • LS.26Verzeichnis der Verarbeitung personenbezogener Daten
  • LS.27Aufzeichnungsliste über Übermittlungen personenbezogener Daten und Offenlegungen gegenüber Dritten
  • PO.26Richtlinie zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten
  • PO.27Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung personenbezogener Daten
  • PR.35Verfahrensanweisung zur Beantwortung von Anträgen betroffener Personen
  • PR.36Verfahrensanweisung zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen
  • PR.63Verfahrensanweisung Einwilligungsmanagement
  • SOZ.2Auftragsverarbeitungsvertrag (Vertragsanhang zur Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten)

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die KVKK-Zertifizierung?

Für die meisten KMU 3–6 Monate. Die Dauer hängt von Mitarbeiterzahl, Standorten und Ihrer bestehenden Praxis ab. Das System muss so lange betrieben werden, bis es Aufzeichnungen erzeugt (in der Regel 2–3 Monate); danach folgen internes Audit, Managementbewertung sowie das Stufe-1- und Stufe-2-Audit der Zertifizierungsstelle.

Welche Dokumente sind für KVKK erforderlich?

Die Norm fordert ausdrücklich bestimmte dokumentierte Informationen: Anwendungsbereich, Politik, Ziele, Verfahren und Aufzeichnungen. Die KaliteGO-Bibliothek enthält für KVKK 13 Dokumentvorlagen; der Planer erklärt, welche davon in Ihrem Unternehmen erforderlich sind und warum.

Stellt KaliteGO das Zertifikat aus?

Nein. Das Zertifikat wird nach dem Audit von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt. KaliteGO bereitet Sie auf das Audit vor: Dokumente, Aufzeichnungen, internes Audit und Managementbewertung.

Kann ich mich ohne Berater vorbereiten?

Ja. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen können sich mit einer geführten Roadmap und fertigen Vorlagen vorbereiten. Auch Berater nutzen KaliteGO, um mehrere Kunden zu betreuen.